Analytics: Wo finde ich das Reporting?
Klicke oben links auf dein Profilsymbol → Verwaltung → Analytics. Dort findest du neben "Downloads" den zweiten Reiter "Reporting".
Neues Reporting anlegen
- Klicke auf "Neues Reporting"
- Im Tab Allgemein: Name vergeben, Intervall wählen (Täglich, Wöchentlich oder Monatlich). Für Täglich und Wöchentlich legst du zusätzlich eine Versand-Uhrzeit fest, bei Wöchentlich zusätzlich einen Wochentag. Über die Checkbox "Reporting aussetzen, wenn keine Daten vorliegen" verhinderst du den Versand leerer Berichte. Anschließend wählst du das Dateiformat (PDF und/oder CSV, Mehrfachauswahl möglich) und kannst optional freien Zusatztext hinterlegen
- Im Tab Empfänger: mindestens eine E-Mail-Adresse eintragen
- Im Tab Inhalte: mindestens einen Inhalt über den jeweiligen Schalter aktivieren (siehe Liste unten)
- Mit "Speichern" bestätigen
Welche Inhalte stehen zur Auswahl?
- Letzte Uploads: Medien, die innerhalb des gewählten Zeitraums hochgeladen wurden
- Login-Versuche: alle Login-Versuche – erfolgreich und nicht erfolgreich – inkl. Benutzername, Datum und Anwendung (Mediaspace, Portal etc.). Gezählt werden ausschließlich tatsächliche Login-Vorgänge: Ist die Session im Browser noch aktiv und wird der Browser lediglich erneut geöffnet, gilt das nicht als Login-Versuch
- Festplattenspeicher: genutzter und noch verfügbarer Speicherplatz
- Heruntergeladene Dateien: alle Downloads im angegebenen Zeitraum (in Tagen einstellbar, Standardwert 7)
- Geteilte Kollektionen: Auflistung aller Kollektionen, die im Zeitraum geteilt wurden
- Datei-Lizenz Ablaufdatum: Medien, deren Lizenz-Ablaufdatum in einem gewählten zukünftigen Zeitraum liegt
- Dateistatus Tracking: verfolgt Dateien in einem bestimmten Dateistatus (siehe eigener Abschnitt unten)
Jeder Inhalt wird über einen eigenen Schalter unabhängig aktiviert – du kannst beliebig viele miteinander kombinieren.
Dateistatus Tracking im Detail
Aktivierst du "Dateistatus Tracking", stehen dir drei zusätzliche Einstellungen zur Verfügung:
- Ausgewählter Dateistatus: Mehrfachauswahl aus den in deinem Mediaspace angelegten Dateistatus (siehe Mediaspace-Einstellungen, Tab "Dateistatus")
- Dateistatus zugewiesen seit (mind.): Anzahl Tage, die eine Datei mindestens in diesem Status verbringen muss, um im Bericht aufzutauchen (Standardwert 7)
- Medien weisen zusätzlich ein- oder mehrere Schlagwörter auf: optionale Eingrenzung auf bestimmte Schlagwörter, ein Schlagwort pro Zeile
Damit lässt sich zum Beispiel überwachen, welche Dateien schon länger in einem bestimmten Status hängen – etwa Dateien, die seit über einer Woche auf Freigabe warten.
Bestehende Reportings verwalten
Die Übersichtstabelle unter "Reporting" zeigt alle angelegten Reportings mit den Spalten Name, Inhalt, Versand an, Format, Intervall, Erstellungsdatum, Geändert und Status.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet direkt den Dialog "Reporting bearbeiten" mit allen bereits gesetzten Werten – hier lässt sich jede Einstellung nachträglich ändern.
Fährst du mit der Maus über eine Zeile, erscheint rechts ein Drei-Punkte-Menü mit drei Optionen:
- Editieren – öffnet denselben Bearbeiten-Dialog wie ein Klick auf die Zeile
- Deaktivieren / Aktivieren – schaltet das Reporting ohne weitere Rückfrage auf den Status "Inaktiv" bzw. "Aktiv" um. Ein inaktives Reporting bleibt erhalten und konfiguriert, wird aber nicht mehr automatisch versendet
- Löschen – fragt mit dem Hinweis "Diese Aktion kann nicht widerrufen werden!" vorher explizit nach Bestätigung