Wie erstelle und verwalte ich Ordner?

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Kurzfassung: In pixx.io kannst du eigene Ordner anlegen, umbenennen, verschieben und löschen, um deine Dateien zu strukturieren. Die Ordnerverwaltung findest du über das Ordner-Symbol direkt neben dem Suchfeld.

Wo finde ich die Ordnerverwaltung?

Klicke oben auf das Ordner-Symbol direkt neben dem Suchfeld. Es öffnet sich eine eigene Seitenleiste mit der kompletten Ordnerstruktur, in der du navigieren und alle unten beschriebenen Aktionen ausführen kannst.

Alternativ erreichst du einen bestimmten Ordner auch über den Filter "Ordner" (über das Filter-Symbol links neben dem Suchfeld): Wähle dort einen Ordner aus, um direkt zu dessen Inhalt zu filtern. Auch von dort aus lässt sich über "+ Neuer Ordner" ein neuer Ordner anlegen.

In einen Ordner navigieren

Einfacher Klick auf einen Ordner filtert die Medienübersicht auf dessen Inhalt.

Doppelklick auf einen Ordner navigiert in der Seitenleiste in diesen Ordner hinein, sodass du seine Unterordner siehst.

Enthält ein Ordner Unterordner, erscheint davor ein kleines Dreieck. Ein Klick darauf klappt die Unterordner lediglich auf oder zu, ohne den Ordner selbst zu öffnen – so kannst du die Struktur erkunden, ohne die aktuelle Ansicht zu verlassen.

Was bedeutet die Zahl am Ordnernamen?

Die Zahl als kleine Markierung (Badge) auf dem Ordnersymbol zeigt die Anzahl der darin enthaltenen Dateien (ab 100 Dateien steht dort "+99").

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Beachte: In diese Zahl zählen auch Dateien, die sich im Papierkorb befinden. Das führt gelegentlich zu Verwirrung: Der Ordner zeigt z. B. die Zahl 5 an, aber beim Öffnen sind keine oder weniger Dateien sichtbar – in diesem Fall liegt der Rest wahrscheinlich im Papierkorb.

Ordner erstellen

Navigiere zu dem Ordner, in dem der neue Unterordner entstehen soll

Klicke oben auf "+ Neuer Ordner"

Der neue Ordner erscheint sofort mit einem editierbaren Namensfeld – gib den gewünschten Namen ein und bestätige mit Enter

Der neue Ordner ist zunächst leer und wird direkt automatisch geöffnet.

Ordner umbenennen

Rechtsklick auf den Ordner → "Umbenennen"

Der Name wird direkt in der Liste editierbar – neuen Namen eingeben und mit Enter bestätigen

Ordner verschieben

Anders als beim Verschieben einzelner Dateien (siehe Artikel Datei verschieben und ersetzen) funktioniert das Verschieben eines ganzen Ordners nach dem Ausschneiden-und-Einfügen-Prinzip:

Rechtsklick auf den Ordner → "Verschieben"

Der Ordner wird daraufhin ausgegraut dargestellt – navigiere jetzt zu dem Ordner, in den er verschoben werden soll

Klicke dort oben auf "Einfügen"

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Beachte: Ganze Ordner lassen sich verschieben, inklusive aller enthaltenen Unterordner und Dateien. Das gilt unabhängig davon, wie viele Dateien und Unterordner sich darin befinden.

Ordner löschen

Rechtsklick auf den Ordner → "Löschen"

Sicherheitsabfrage "Ordner wirklich löschen?" bestätigen

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Beachte: "Löschen" ist im Menü ausgegraut und nicht anklickbar, wenn der Ordner noch Unterordner, Dateien oder archivierte Dateien enthält, oder wenn dir die nötige Berechtigung fehlt. Ein Ordner muss also vollständig leer sein, um gelöscht werden zu können – auch archivierte Dateien zählen dabei mit. Das ist eine Sicherheitsmaßnahme, damit nicht versehentlich ganze Ordnerstrukturen auf einen Schlag gelöscht werden. Ein Tooltip beim Darüberfahren mit der Maus listet die möglichen Gründe auf – welcher davon im konkreten Fall zutrifft, musst du selbst prüfen.

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Beachte: Eine Ausnahme bildet dabei der persönliche Home-Ordner eines Nutzers (zu finden unter dem übergeordneten Ordner "home") – er lässt sich grundsätzlich weder löschen noch umbenennen, unabhängig davon, ob er leer ist. Er entsteht automatisch beim Anlegen eines Nutzers. Wird der Nutzer später gelöscht, verschwindet sein Home-Ordner nicht einfach, sondern wird zu einem Unterordner im Home-Ordner des Nutzers, der das Eigentum erbt – benannt nach dem ursprünglichen, gelöschten Nutzer (siehe Artikel Nutzer und Rechtegruppen anlegen und verwalten, Abschnitt "Eigentum bei Nutzerwechsel").

Ordnerinformationen einsehen

Über das (i)-Symbol neben dem Ordnernamen öffnest du eine kurze Übersicht mit Erstellungsdatum, letzter Änderung und der Gesamtgröße des Ordnerinhalts.

Dateien aus Unterordnern einblenden

Unten in der Ordner-Seitenleiste findest du unter "Ordner-Verhalten" die Checkbox "Dateien aus Unterordnern einblenden" (standardmäßig aktiviert). Im Ordner-Filterdialog heißt dieselbe Option "Dateien aus Unterkategorien einblenden". Ist sie aktiv, zeigt die Medienübersicht beim Öffnen eines Ordners zusätzlich alle Dateien aus dessen Unterordnern an. Deaktivierst du sie, siehst du ausschließlich die Dateien, die direkt in diesem Ordner liegen.

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Beachte: Ob eine Rechtegruppe überhaupt Ordner erstellen, umbenennen, verschieben oder löschen darf, wird über die Rechtegruppen gesteuert. Mehr dazu im Artikel "Rechtegruppen einrichten und verwalten".

Best Practices für Ordnerstrukturen

Ordnerstruktur möglichst flach halten. Je mehr Hierarchieebenen, desto aufwändiger wird es vor allem beim Löschen: Da sich ein Ordner nur löschen lässt, wenn er komplett leer ist (siehe oben), musst du dich bei tief verschachtelten Strukturen Ebene für Ebene von unten nach oben durcharbeiten – im untersten Unterordner erst alle Dateien löschen, dann den leeren Ordner löschen, eine Ebene höher dasselbe wiederholen, und so weiter. Je mehr Ebenen, desto mehr Einzelschritte.

Nicht jedes Merkmal als eigenen Unterordner anlegen. Ziel von pixx.io ist, dass du Dateien wiederfindest, ohne dich durch eine tiefe Ordnerstruktur klicken zu müssen. Für einzelne Merkmale einer Datei (z. B. Produktlinie, Jahr, Kampagne, Fotograf) sind Schlagwörter und andere Metadatenfelder in der Regel besser geeignet als immer weitere Unterordner.

Ordner nur für eindeutige Merkmale verwenden. Bevor du eine Ordnerstruktur nach einem bestimmten Merkmal aufbaust, prüfe: Lässt sich jede Datei eindeutig genau einem Ordner zuordnen? Stell dir vor, jemand kennt deine Struktur nicht und schaut sich eine einzelne Datei an – gäbe es dabei mehr als eine plausible Antwort, in welchen Ordner sie gehören könnte, ist das Merkmal für eine Ordnerstruktur ungeeignet. In diesem Fall sind Kollektionen oder Schlagwörter die bessere Wahl.