Nutzer und Rechtegruppen anlegen und verwalten

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Verfügbar ab dem Tarif Business. Dieser Artikel richtet sich an Administratoren.

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Kurzfassung: Hier legst du als Administrator neue Nutzer an und konfigurierst Rechtegruppen. Eine Rechtegruppe legt fest, was eine Gruppe von Nutzern sehen, hochladen, bearbeiten und herunterladen darf – du richtest sie in sechs Tabs ein: Allgemein, Ordner, Dateistatus, Freigaben und Funktionen, Pflichten und Downloadformate.

Die sechs Tabs im Überblick

Tab	Inhalt
Allgemein	Name, Vorlagen (Read-Only, Admin), Wasserzeichen auf allen Medien
Ordner	Sicht-, Upload-, Bearbeitungs- und Ordner-Bearbeitungsrechte pro Ordner
Dateistatus	Sehen, Vergeben, Status bei Upload
Freigaben und Funktionen	Rechte zu Medien, Kollektionen, Personen, Einstellungen
Pflichten	Pflichtfelder beim Upload inkl. Schlagwörter mit Minimum/Maximum
Downloadformate	Welche Downloadformate dieser Gruppe zur Verfügung stehen

Ordner-Tab: Details

Deaktivierst du "Alle Ordner", werden alle individuell gesetzten Ordnerrechte auf leer zurückgesetzt.

Ist "Alle Ordner" NICHT aktiviert, werden neu angelegte Ordner dieser Rechtegruppe nicht automatisch hinzugefügt – du musst die Rechte für jeden neuen Ordner nachträglich manuell setzen. Nur bei aktiviertem "Alle Ordner" sind neue Ordner automatisch mit eingeschlossen.

Im Home-Ordner ist "Ordner mit Medien anzeigen" immer ausgegraut (systembedingt fest aktiv), die anderen drei Rechte-Spalten lassen sich einzeln schalten.

Unterordner erben automatisch die Sichtrechte des übergeordneten Ordners.

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Beachte: Bei der Checkbox-Darstellung bedeutet ein leerer blauer Rahmen NICHT aktiviert - nur eine vollständig blau gefüllte Checkbox ist aktiv. Bei kleinen Bildschirmen oder Zoom-Stufen sind beide Zustände leicht zu verwechseln.

Dateistatus-Tab: Details

Was die Rechte "Sehen" und "Vergeben" konkret bedeuten, erklärt der Artikel Wie funktioniert das Media Management mit Dateistatus? im Detail. Bei "Status bei Upload vergeben" ist immer genau ein Status ausgewählt: Wählst du einen neuen aus, wird der vorherige automatisch abgewählt. Standardmäßig ist "Kein Status" aktiv.

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Beachte: Für den Status, der gerade bei "Status bei Upload vergeben" ausgewählt ist, wird die zugehörige Checkbox bei "Status vergeben" automatisch und dauerhaft aktiviert - sie erscheint ausgegraut, aber angehakt, und lässt sich nicht abwählen. Der Grund: Ein Status, der automatisch beim Upload gesetzt wird, muss logischerweise auch vergeben werden können. Das betrifft im Auslieferungszustand "Kein Status" (da dieser standardmäßig als Status bei Upload aktiv ist), gilt aber genauso für jeden anderen Status, den du stattdessen als Status bei Upload festlegst - die Sperre wandert dann automatisch mit.

Freigaben und Funktionen

Hier vergibst du einzelne Rechte in vier Bereichen. Die Begriffe "eigen" und "fremd" beziehen sich dabei auf das Eigentum an einer Datei oder Kollektion: Eigentümer ist, wer sie hochgeladen bzw. erstellt hat – "eigene" Medien/Kollektionen sind also deine eigenen, "fremde" die eines anderen Nutzers. Was mit dem Eigentum beim Löschen eines Nutzers passiert, erklärt der Abschnitt "Eigentum bei Nutzerwechsel" weiter unten.

Medien: Eigene Medien löschen, Fremde Medien löschen, Freie Schlagwortwahl, Medien kommentieren, Intern geteilte Medien bearbeiten (Dateien aus einer mit dir geteilten Kollektion), Fremde Medien bearbeiten, Medien extern freigeben, Erstelle Upload-Links

Kollektionen: Eigene Kollektion erstellen / bearbeiten, Eigene Kollektion löschen, Kollektionen internen Benutzern freigeben, Fremde Kollektion bearbeiten, Fremde Kollektion löschen

Personen: Personen bearbeiten und zusammenführen

Einstellungen (legt fest, welche Einstellungsbereiche diese Rechtegruppe bearbeiten darf): Benutzer und Rechte, Design, Lizenzmanagement, Portal

Pflichten-Tab

Aktivierst du die Checkbox "Schlagwörter", klappen sich die Felder Minimum, Maximum und Hinweistext auf. Minimum steht standardmäßig auf 1, ein leeres Maximum bedeutet keine Obergrenze.

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Beachte: Pflichtfelder gelten immer für ALLE Dateien eines Upload-Vorgangs gleichzeitig - eine Differenzierung pro einzelner Datei ist beim Upload nicht möglich. Setze deshalb lieber wenige Pflichtfelder und pflege Ausnahmen nachträglich per Filter.

Nachweispflicht

Im selben Tab legst du außerdem fest, bei welcher Funktion Nutzer dieser Rechtegruppe einen Nachweis angeben müssen, bevor sie eine Aktion abschließen können: Download und/oder Teilen, jeweils eine eigene Checkbox. Ist eine der beiden aktiv, muss der Nutzer vor dem Download bzw. vor dem Erstellen eines Share-Links einen Verwendungszweck als Freitext angeben - ohne Eintrag lässt sich die Aktion nicht abschließen. Erfasste Nachweise findest du unter Verwaltung > Analytics > Downloads in der Spalte "Nachweis" (siehe Artikel Analytics: Download-Tracking – wer hat was heruntergeladen?).

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Praxistipp: Diese Nachweispflicht ist unter anderem relevant, um der gesetzlichen proaktiven Auskunftspflicht gegenüber Urhebern nachzukommen (siehe Artikel Wie erfülle ich die proaktive Auskunftspflicht für Bilder?).

Downloadformate-Tab

Die drei Basis-Formate Original, Vorschau und Freies Format sowie alle benutzerdefinierten Formate lassen sich einzeln ein- und ausschalten. Zeigt "Alle Formate" ein Minus-Symbol an, ist die Auswahl nur teilweise aktiviert.

Einen neuen Nutzer anlegen

Gehe als Administrator zu Einstellungen → Benutzer.

Klicke auf "NEUER BENUTZER".

Trage im Tab "Konto" Vorname, Nachname, Benutzername und E-Mail-Adresse ein.

Vergib ein Passwort und bestätige es – beides ist ein Pflichtfeld.

Wähle eine oder mehrere Rechtegruppen aus (Mehrfachauswahl per Checkbox) – sie bestimmen, was der neue Nutzer sehen, hochladen, bearbeiten und herunterladen darf (siehe oben).

Klicke auf "SPEICHERN" – der Account ist damit sofort aktiv.

pixx.io verschickt dabei keine automatische Einladungs-E-Mail. Informiere den neuen Nutzer deshalb selbst – etwa per E-Mail oder Slack –, dass sein Account bereit ist. Das im Dialog vergebene Passwort muss dabei nicht an den Nutzer weitergegeben werden: Er kann sich stattdessen über die "Passwort vergessen"-Funktion auf der Login-Seite ein eigenes Passwort setzen.

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Beachte: Einem lokal, also manuell angelegten Nutzer lassen sich im Dialog nur lokale Rechtegruppen zuweisen – Rechtegruppen, die über User Sync aus Microsoft Entra ID synchronisiert werden, stehen hier nicht zur Auswahl.

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Beachte: Ist für euren Mediaspace Single Sign-on eingerichtet (siehe Artikel Wie funktioniert die Einrichtung von MS Entra ID und SSO?), muss der Benutzername eines manuell angelegten Nutzers exakt seiner E-Mail-Adresse entsprechen – sonst schlägt der SSO-Login später fehl.

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Praxistipp: Bei größeren Teams lohnt sich statt der manuellen Einzelanlage oft User Sync (siehe Artikel Wie richte ich User Sync ein?) – Nutzer und ihre Rechtegruppen-Zuordnung werden dann automatisch aus Microsoft Entra ID übernommen und gepflegt.

Eigentum bei Nutzerwechsel

Wird ein Nutzer gelöscht, der Inhalte besitzt (Dateien, Kollektionen, gespeicherte Filter, Shares, Upload-Links), fragt der Lösch-Dialog aktiv ab, welcher andere bestehende Nutzer diese Inhalte übernehmen soll. Eigentum wird nie automatisch gelöscht, sondern muss manuell auf einen bestehenden Nutzer übertragen werden.