Wie organisiere ich Dateien in Kollektionen?

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Kurzfassung: Eine Kollektion ist eine flexible Bildsammlung unabhängig vom Speicherort deiner Dateien - eine Datei kann gleichzeitig in mehreren Kollektionen enthalten sein. Kollektionen eignen sich damit besonders für thematische oder projektbezogene Zusammenstellungen.

Wo finde ich meine Kollektionen?

Über das Stapel-Symbol in der linken Navigationsleiste gelangst du zur Kollektionsübersicht. Über das Filter-Dropdown oben rechts lässt sich die Liste nach "Alle", "Von mir erstellt" und "Erstellt von" filtern.

Kollektion erstellen

Du hast dafür zwei Wege:

Über das "+"-Symbol:

Klicke oben rechts auf das "+"-Symbol

Wähle "Kollektion"

Vergib einen Namen (Pflichtfeld) und optional eine Beschreibung

Direkt aus der Stapelbearbeitung heraus: Wähle mehrere Dateien aus, öffne in der Auswahlleiste das Kollektions-Symbol ("Zu Kollektion hinzufügen oder entfernen") und klicke im sich öffnenden Seitenpanel "Kollektion hinzufügen" unten auf "+ Neue Kollektion". Die neue Kollektion wird direkt mit den ausgewählten Dateien befüllt, ohne dass du sie danach noch separat zuordnen musst.

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Beachte: Eine Kollektion lässt sich auch als dynamische Kollektion anlegen, die sich automatisch anhand eines gespeicherten Filters befüllt. Das ist eine eigenständige Funktion mit eigenen Regeln - mehr dazu im Artikel Wie erstelle ich dynamische Kollektionen?.

Titel und Beschreibung nachträglich ändern

Öffne die Kollektion. Der Titel oben ist direkt anklickbar - klicke darauf, bearbeite ihn und bestätige mit Enter.

Klicke daneben auf "Alle Details einblenden", um zusätzlich die Beschreibung zu bearbeiten. Dort findest du im selben Bereich auch die aktuelle Freigabe-Übersicht (siehe nächster Abschnitt) sowie eine Mehrsprachigkeits-Zeile ("Keine Übersetzung verfügbar · Übersetzen") – Titel und Beschreibung lassen sich dort auch in den eingerichteten Zusatzsprachen pflegen (siehe Artikel Mehrsprachigkeit in pixx.io einrichten und nutzen).

Dateien zu einer Kollektion hinzufügen oder entfernen

Du hast dafür mehrere Wege:

Beim Upload: Wähle im Upload-Dialog direkt eine oder mehrere Kollektionen aus, denen die neuen Dateien zugeordnet werden sollen

An einer einzelnen Datei: Öffne das "…"-Menü der Datei und wähle "Zu Kollektion hinzufügen oder entfernen"

Bei mehreren Dateien gleichzeitig: Wähle die gewünschten Dateien aus und nutze denselben Menüpunkt in der Stapelbearbeitung (siehe Artikel Wie funktioniert die Stapelbearbeitung?)

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Beachte: "Zu Kollektion hinzufügen oder entfernen" steckt nicht immer im "…"-Menü. Welche Symbole direkt in der rechten Sidebar sichtbar sind, hängt von den Rechten deiner Rechtegruppe ab (maximal 6 Symbole direkt, der Rest wandert ins "…"-Menü). Fehlen dir z.B. Download- und Teilen-Recht, verschwinden deren Symbole aus der sichtbaren Leiste – dadurch rutscht "Zu Kollektion hinzufügen oder entfernen" direkt als eigenes Kollektions-Symbol nach oben, statt im "…"-Menü zu stehen.

ℹ️

Beachte: Bei der Auswahl gilt dieselbe Obergrenze wie bei der Stapelbearbeitung: Du kannst maximal 500 Dateien gleichzeitig auswählen und einer Kollektion zuordnen.

Ordner oder Kollektion - was ist der Unterschied?

Beide dienen der Organisation, funktionieren aber grundlegend unterschiedlich:

	Ordner	Kollektion
Zugehörigkeit	Eine Datei liegt in genau einem Ordner	Eine Datei kann in mehreren Kollektionen gleichzeitig sein
Hauptzweck	Eindeutiger Speicherort, Basis für Rechtevergabe	Flexible, thematische Zusammenstellung
Durchsuchbarkeit	Eine Ordnerfreigabe macht Inhalte in der allgemeinen Suche auffindbar	Eine reine Kollektionsfreigabe macht Inhalte NICHT in der allgemeinen Suche auffindbar

Für eindeutige Merkmale, bei denen jede Datei nur eine plausible Zuordnung hat, ist ein Ordner die richtige Wahl (siehe Artikel Wie erstelle und verwalte ich Ordner?). Für alles, was sich nicht eindeutig einer einzigen Kategorie zuordnen lässt, oder wo eine Datei mehreren Kontexten gleichzeitig angehören soll, ist eine Kollektion die bessere Wahl.

Sichtbarkeit und Freigabe

Eine neu erstellte Kollektion ist zunächst nur für dich als Ersteller sowie für Admins sichtbar. Über die interne Freigabe kannst du sie für weitere Rechtegruppen oder einzelne Personen freigeben - mehr zu Rechtegruppen im Artikel Nutzer und Rechtegruppen anlegen und verwalten.

Dafür hast du zwei gleichwertige Wege:

Aus der Kollektionsübersicht: Wähle die gewünschte Kollektion über die Checkbox aus (erscheint beim Darüberfahren mit der Maus oben rechts auf der Kachel) und klicke in der daraufhin erscheinenden Auswahlleiste auf das Personen-Symbol.

In der geöffneten Kollektion: Klicke auf "Alle Details einblenden" und dort neben der Anzeige der aktuell freigegebenen Benutzer/Rechtegruppen auf "Editieren".

Beide Wege öffnen denselben Freigeben-Dialog: Wähle dort die gewünschten Rechtegruppen und/oder einzelnen Benutzer aus (oder aktiviere "Für alle freigeben"), setze optional die Checkbox "Benachrichtigung an Benutzer versenden" und bestätige mit "Kollektion freigeben".

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Beachte: Eine reine Kollektionsfreigabe macht die enthaltenen Dateien nicht in der allgemeinen Suche auffindbar. Nur eine Ordnerfreigabe hat diesen Effekt. Wenn Inhalte durchsuchbar sein sollen, reicht eine Kollektionsfreigabe allein also nicht aus.

Einschränkungen der internen Freigabe

Nur bestehende pixx.io-Benutzer können als Empfänger ausgewählt werden.

Dateistatus-Rechte bleiben auch innerhalb einer intern geteilten Kollektion bestehen: Hat ein Empfänger für einen bestimmten Dateistatus (z. B. "Rot") kein Sichtrecht, bleiben entsprechend markierte Dateien auch in der geteilten Kollektion für ihn unsichtbar (siehe Artikel Wie funktioniert das Media Management mit Dateistatus?).

Hat ein Empfänger keine Ordner-Sichtrechte für die enthaltenen Dateien, bleibt seine allgemeine Medienübersicht trotzdem leer – er sieht die Dateien ausschließlich über die geteilte Kollektion selbst, nicht generell im Mediaspace.

Die interne Freigabe selbst steht ab dem Team-Paket zur Verfügung. Ab dem Business-Paket ist dafür zusätzlich das Recht "Kollektionen internen Benutzern freigeben" in der jeweiligen Rechtegruppe nötig (siehe Artikel "Rechtegruppen einrichten und verwalten").

Kollektion-Markierungen erkennen

In der Kollektionsübersicht zeigt die Zeile "Geteilt" auf der Kachel, ob eine Kollektion geteilt ist: die Text-Markierung (Badge) "Intern" (pink) steht für intern geteilt, "Extern" (orange) für extern geteilt. Wie du eine Kollektion extern teilst, erfährst du im Artikel Dateien extern teilen: Share-Links, CDN & Direct Links.

Vorschaubild einer Kollektion festlegen

Öffne die Kollektion, klicke oben rechts auf das "…"-Menü und wähle "Vorschaubild festlegen". Die Ansicht wechselt danach in einen Auswahlmodus mit vier nummerierten Plätzen für Vorschaubilder: Klicke auf die gewünschten Dateien und bestätige mit "Speichern" – oder brich mit "Verwerfen" ab.

Im selben "…"-Menü findest du außerdem "Asset Navigator zuweisen" und "Übersetzung".

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Beachte: Der Rechtsklick-Menüpunkt "Vorschaubild kopieren" auf einer einzelnen Datei bewirkt etwas anderes - er kopiert nur ein Bild in die Zwischenablage und setzt kein Kollektions-Vorschaubild.