Benutzerzugriff im Portal einrichten (Portal Plus)

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Dieser Artikel richtet sich an Administratoren.

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Kurzfassung: Im Zugriff-Tab bestimmst du, wer dein Portal überhaupt sehen darf – vom einfachen globalen Passwort bis hin zu individuellen, registrierten Benutzerkonten (nur Portal+). Dieser Artikel deckt den kompletten Zugriff-Tab ab, mit Schwerpunkt auf dem Portal+-exklusiven Benutzerzugriff.

Passwortschutz und Kollektionsschutz stehen in beiden Portalarten zur Verfügung. Individueller Benutzerzugriff und Portal-SSO sind exklusiv für Portal+ (siehe Artikel Portal erstellen und verwalten).

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Beachte: "Zielgruppe Admin" schließt auch Nutzer ohne vollen Admin-Status mit ein, deren Rechtegruppe unter "Freigaben und Funktionen" → "Einstellungen" das Recht "Portal" zugewiesen bekommen hat (siehe Artikel "Portal erstellen und verwalten").

Zugriff-Tab öffnen

Portale-Übersicht → "…"-Menü eines Portals → "Editieren" → Tab "Zugriff".

Passwortschutz

Schalter fürs ganze Portal. Ist kein Passwort gesetzt, ist das Portal öffentlich zugänglich – aktivierst du den Schalter, hinterlegst du direkt darunter ein Passwort (über "Passwort ändern" jederzeit anpassbar), und Besucher landen beim Aufruf der Portal-URL dann zunächst auf einer Login-Maske.

Einzelne Kollektionen schützen

Ist das Portal geschützt – also Passwortschutz oder (bei Portal+) Benutzerzugriff aktiv –, kannst du über "Einzelne Kollektionen schützen" → "Editieren" zusätzlich einzelne Kollektionen mit einem eigenen Passwort versehen. Die übrigen Kollektionen bleiben für alle Portalbesucher einsehbar. Ohne Portalschutz wird die Option nicht angezeigt. Praktisch z. B. für ein Presseportal mit einem für alle Pressebesucher zugänglichen Bereich und einem zusätzlich geschützten Bereich für akkreditierte Journalisten.

Benutzerzugriff einrichten (nur Portal+)

Statt eines einzigen gemeinsamen Passworts kannst du bei Portal+ auf individuelle, registrierte Benutzerkonten umstellen. Aktivierst du "Benutzerzugriff", können nur noch registrierte Benutzer auf dein Portal zugreifen – jeder mit eigener E-Mail-Adresse, eigenem Namen und eigenem Passwort.

Benutzer manuell anlegen

In der Benutzerverwaltung (komplett getrennt von den normalen pixx.io-Benutzerkonten deines Mediaspace) legst du über "Neuen Benutzer anlegen" gezielt einzelne Konten an. Erfasst werden: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Abteilung, Opt-in sowie der Aktiv-Status. Ein Suchfeld hilft bei längeren Benutzerlisten.

Selbstregistrierung

Alternativ (oder zusätzlich) aktivierst du die Selbstregistrierung: Besucher sehen auf der Login-Maske dann einen Registrieren-Link, tragen ihre Daten selbst ein und erhalten danach eine Bestätigungs-E-Mail.

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Beachte: Eine Selbstregistrierung ist ein Double-Opt-in-Prozess mit zwei getrennten Schritten: Erstens muss der neue Nutzer seine E-Mail-Adresse per Bestätigungslink verifizieren. Was danach passiert, legst du über die Freigabemethode fest: Bei "Automatisch freigeben" kann sich die Person nach der Bestätigung ihrer E-Mail-Adresse direkt einloggen. Bei "Manuell freigeben" musst du das Konto zusätzlich freischalten – ohne diese Freigabe bleibt der Zugang gesperrt, auch nach bestätigter E-Mail-Adresse.

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Beachte: Bei manueller Freigabe enthält die E-Mail-Benachrichtigung, die du bei einer neuen Registrierung erhältst, einen Button "Nutzer aktivieren" – dieser Button aktiviert das Konto NICHT direkt per Klick, sondern führt dich nur zur entsprechenden Einstellungsseite in der Benutzerverwaltung. Die eigentliche Freigabe nimmst du dort manuell vor.

Zusätzlich kannst du festlegen, bei Registrierungen mit welchen E-Mail-Domains du benachrichtigt werden möchtest – praktisch, um gezielt auf Registrierungen von außerhalb deiner eigenen Unternehmensdomain aufmerksam zu werden.

Portal-SSO (nur Portal+)

Mit dem Schalter "SSO (Single-Sign-On)" können sich Besucher mit ihrem Unternehmens-Login im Portal anmelden, statt ein separates Portal-Passwort zu verwalten.

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Beachte: Portal-SSO hat keinen eigenen, vom Mediaspace getrennten Nutzerpool. Es greift auf genau die Nutzer zu, die in deinem Mediaspace existieren – egal ob per User Sync aus Azure Entra ID automatisch synchronisiert oder händisch angelegt (siehe Artikel Benutzertypen in pixx.io im Überblick). Der Schalter selbst ist zwar unabhängig ein-/ausschaltbar von der SSO-Einrichtung deiner Mediaspace-Hauptverwaltung, Voraussetzung für den Portal-Login per SSO ist aber in jedem Fall ein bereits im Mediaspace vorhandenes Nutzerkonto – eine Person kann sich also nur dann per SSO ins Portal einloggen, wenn ihr Konto vorher im Mediaspace existiert.