Dieser Artikel richtet sich an Administratoren.
Kurzfassung: Im Inhalt-Tab bestimmst du, welche Kollektionen im Portal überhaupt sichtbar sind und welche Zusatzinformationen zu den Dateien angezeigt werden. Im Download-Tab legst du fest, ob und in welchen Formaten Besucher Dateien herunterladen dürfen.
Wie alle Portal-Funktionen Teil des kostenpflichtigen Add-ons "Medienportale" (siehe Artikel Portal erstellen und verwalten).
Beachte: "Zielgruppe Admin" schließt auch Nutzer ohne vollen Admin-Status mit ein, deren Rechtegruppe unter "Freigaben und Funktionen" → "Einstellungen" das Recht "Portal" zugewiesen bekommen hat (siehe Artikel "Portal erstellen und verwalten").
Inhalt-Tab: Welche Kollektionen sind sichtbar?
Es wird nicht automatisch alles angezeigt – du wählst im Inhalt-Tab gezielt aus, welche Kollektionen überhaupt im Portal erscheinen, inklusive freier Reihenfolge. Pro Kollektion kannst du außerdem separat einen Asset Navigator zuweisen.
Beachte: Die Asset-Navigator-Zuweisung im Portal ist unabhängig von der Zuweisung an der Kollektion selbst – hast du einer Kollektion intern bereits einen Asset Navigator zugewiesen, erscheint er im Portal trotzdem zunächst als "Kein Asset Navigator". Du musst ihn hier separat zuweisen.
Beachte: Es gibt kein Rechtemanagement innerhalb eines Portals – alle Besucher sehen dieselben freigegebenen Kollektionen und Inhalte. Willst du einzelne Kollektionen nur bestimmten Besuchern zeigen, nutze den separaten Kollektionsschutz im Zugriff-Tab (siehe Artikel Benutzerzugriff im Portal einrichten (Portal Plus)).
Inhalt-Tab: Welche Bildinformationen werden angezeigt?
Zusätzlich zu den Kollektionen legst du im Dialog "Bildinformationen" fest, welche Zusatzinfos zu den einzelnen Dateien im Portal sichtbar sind:
- Titel – die groß angezeigte Überschrift über der Datei in der Einzelmedienansicht
- Beschreibungstext der Datei
- Metadaten – gezielt einzelne Felder auswählbar
- Schlagwörter – inklusive automatisch generierter Schlagwörter, sofern gewünscht
- Lizenzinformationen
Beachte: Die Checkbox "Titel" ist immer aktiviert und ausgegraut – irgendein Wert muss als Überschrift angezeigt werden, du kannst sie nicht abwählen. Direkt darunter legst du aber per Dropdown fest, WELCHES Feld dort tatsächlich als Titel erscheint – zur Auswahl stehen u.a. Titel, Dateiname, Beschreibung, Ersteller, Erstellungsdatum, Uploaddatum sowie technische Felder wie Farbraum, Ausrichtung, Megapixel oder Bewertung. Standardmäßig ist das der bereits gepflegte Titel der Datei, du kannst hier aber z.B. stattdessen den Dateinamen oder die Beschreibung als Überschrift anzeigen lassen.
Beachte: Im Portal kannst du – anders als beim einfachen Share-Link – gezielt einzelne Metadatenfelder auswählen, die angezeigt werden sollen, statt nur pauschal "Metadaten an/aus" zu schalten. Die Checkbox "Metadaten" ist dabei genau wie "Titel" immer aktiviert und ausgegraut – über das Dropdown darunter wählst du, welche konkreten Felder angezeigt werden.
Download-Tab: Download erlauben und einschränken
- Medien herunterladen: lässt sich komplett deaktivieren, wenn das Portal nur zur Sichtung dienen soll und kein Download möglich sein soll
- Downloadformate: eigene Auswahl aus den global konfigurierten Downloadformaten, inklusive eines separaten "Original erlauben"-Schalters
- Nachweispflicht: per Schalter aktivierbar – blendet ein Freitextfeld ein, dessen Text Besucher vor dem Download bestätigen müssen
Beachte: Die Nachweispflicht ist ein reines Bestätigungs-Textfeld ohne technische Durchsetzung – sie dokumentiert eine Zustimmung, verhindert den Download aber nicht technisch, falls jemand die Bestätigung unehrlich abgibt.
Beachte: Wasserzeichen lassen sich im Portal nur hinterlegen, wenn das Originalformat NICHT erlaubt ist – derselbe Zusammenhang wie beim Wasserzeichenschutz im Share-Link (siehe Artikel Dateien extern teilen: Share-Links, CDN & Direct Links).
