Wie funktioniert das Media Management mit Dateistatus?

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Verfügbar ab dem Tarif Team.

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Kurzfassung: Mit dem Dateistatus kennzeichnest du den Bearbeitungs- oder Freigabestand einer Datei, z. B. "Veröffentlichung freigegeben" oder "Archiv". Ein Administrator legt die verfügbaren Status in den Einstellungen an, danach wählt jeder berechtigte Nutzer in der Einzelbildansicht einen Status pro Datei aus.

Was ein Dateistatus ist

Ein Dateistatus ist technisch ein Metadatenfeld (Typ "Intern") - kein separates Sonderkonzept. Einer Datei kann zu jedem Zeitpunkt nur genau ein Dateistatus zugewiesen sein.

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Beachte: Ein Dateistatus bedingt für sich genommen keine Zugriffseinschränkung - er ist zunächst nur ein Hinweis. Eine Datei mit Status "nicht veröffentlichen" lässt sich trotzdem herunterladen, wenn keine zusätzliche Rechtegruppen-Regel das verhindert. Wer welchen Status sehen, vergeben oder bei eigenen Uploads automatisch gesetzt bekommen darf, legst du im Dateistatus-Tab einer Rechtegruppe fest.

Dateistatus in den Einstellungen anlegen

Als Administrator gehst du zu Einstellungen → Mediaspace anpassen → Dateistatus → "Neuen Dateistatus anlegen". Im Dialog stehen dir folgende Felder zur Verfügung:

Name und Beschreibung

Farbe: sechs Farben zur Auswahl, erscheint als farbiger Punkt vor dem Statusnamen

Kommentarpflicht: Aktivierst du die Kommentarpflicht, kann ein Benutzer den Dateistatus nur ändern, wenn er einen Kommentar eingibt.

Archivstatus: Blendet Dateien mit diesem Status aus der normalen Ansicht aus und lässt sich wie jeder andere Status für jede Rechtegruppe sichtbar machen - Details dazu im Abschnitt "Archivierte Dateien" unten. Optisch erkennbar an einem umrandeten, nicht farbig gefüllten Kreis statt eines vollfarbigen Punkts.

Dateistatus einmalig als Metadatenfeld aktivieren

Damit "Dateistatus" in der Einzelbildansicht überhaupt sichtbar und editierbar ist, muss er einmalig in die Metadaten-Prioliste aufgenommen werden: Einstellungen → Mediaspace anpassen → Metadaten → "Metadatenfeld hinzufügen" → "Standard" → nach "Status" suchen → "Dateistatus" (Kennzeichnung "Intern") wählen. Ist das Feld bereits aktiv, taucht es in dieser Suche nicht mehr auf, sondern steht bereits in der Metadatenliste.

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Beachte: Damit der Status auch in der Kachel-Vorschau der Medienübersicht sichtbar ist (nicht nur in der Einzelbildansicht), muss er zusätzlich unter den ersten vier priorisierten Metadatenfeldern stehen.

Dateistatus einer Datei zuweisen

Öffne die Einzelbildansicht einer Datei und wechsle zum Info-Bereich. Dort erscheint "Dateistatus" wie jedes andere Auswahl-Metadatenfeld: ein Dropdown-Menü (ein Menü, das sich beim Anklicken aufklappt) mit "Kein Dateistatus" und allen angelegten Status, jeweils mit ihrem Farbpunkt davor. Klicke den gewünschten Status an - die Änderung wird direkt übernommen.

Archivierte Dateien

Dateien mit einem Status, der als Archivstatus markiert ist, verschwinden aus der normalen Medienübersicht (auch für Admins) sowie aus Share-Links und Portalen. Auffindbar sind sie nur noch über eine gezielte Filterung nach genau diesem Status.

Nach Dateistatus filtern

Dateistatus ist ein normales Filterkriterium in der Filterleiste. Wählst du mehrere Dateistatus gleichzeitig aus, werden automatisch Dateien angezeigt, die EINEN der gewählten Status haben (ODER-Verknüpfung) - da eine Datei ohnehin nur einen einzigen Status gleichzeitig tragen kann, wäre eine UND-Verknüpfung hier unmöglich. Details zur allgemeinen Filterlogik findest du im Artikel Wie filtere ich Media Dateien?.