Wie filtere ich Media Dateien?

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Kurzfassung: Über die Filterleiste links in der Mediensuche grenzt du deine Dateien nach Kriterien wie Schlagwort, Ordner, Dateityp oder Datum ein. Zwischen unterschiedlichen Filterkriterien gilt immer UND, innerhalb eines einzelnen Kriteriums kann dagegen ODER gelten.

Die Dynamische-Kollektion-Checkbox als Weiterführung eines gespeicherten Filters ist erst ab Business sichtbar, siehe Wie erstelle ich dynamische Kollektionen?.

Grundregel: UND zwischen Kriterien, ODER innerhalb eines Kriteriums

Wählst du zwei unterschiedliche Filterkriterien (z.B. ein Schlagwort UND eine Kollektion), müssen Dateien beide Bedingungen erfüllen. Wählst du dagegen zwei Werte INNERHALB desselben Kriteriums - etwa zwei Ordner oder zwei Dateistatus-Werte gleichzeitig - werden Dateien angezeigt, die in einem der beiden liegen. Das betrifft vor allem Kriterien, bei denen eine Datei ohnehin nur einen Wert gleichzeitig haben kann, z.B. Ordner oder Dateistatus.

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Beachte: Zwei gleichzeitig eingegebene Schlagwörter sind dagegen eine UND-Suche - eine Datei muss beide Schlagwörter tragen, nicht nur eines davon.

Ordnersymbol: schneller Zugriff auf Ordner

Direkt neben dem Suchfeld befindet sich ein eigenes Ordnersymbol. Ein Klick darauf öffnet eine Ordnerübersicht zur gezielten Filterung, ohne die komplette Filterleiste öffnen zu müssen. Die Auswahl erzeugt oben im Suchfeld einen gelben Suchchip.

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Beachte: Als Admin steuerst du unter Einstellungen, Mediaspace anpassen, Ordner über den Schalter "Ordner in Medienübersicht anzeigen", ob dieses Ordnersymbol überhaupt eingeblendet wird. Ist der Schalter ausgeschaltet, verschwindet das Symbol komplett aus der Suchleiste.

Suchchips

Jedes aktive Filterkriterium erscheint als farbige Pille (Suchchip) oberhalb der Ergebnisse: gelb = Schlagwort oder Ordner, türkis = Freitext-Relevanzsuche (direkt in die Suchleiste eingetippter und mit Enter bestätigter Begriff, siehe Artikel Wie durchsuche ich pixx.io mit der Suchleiste?), blau = Kollektion, blassrosa = benutzerdefiniertes Metadatenfeld. Per Rechtsklick auf einen Filterkriterium-Chip (z. B. Ordner, Schlagwort oder Metadatenfeld) kehrst du das Kriterium um ("Filter umkehren") - so findest du z.B. alle Dateien OHNE ein bestimmtes Schlagwort.

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Beachte: Die Negativsuche funktioniert nur für echte Filterkriterien-Chips. Der türkise Freitext-Chip aus der Suchleiste lässt sich NICHT umkehren.

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Beachte: Kollektionen oder Suchergebnisse lassen sich nicht direkt per Minus-Filter ausschließen. Der einzige Weg ist, das Kriterium erst zu setzen und dann per Rechtsklick umzukehren.

Datums- und Dateigrößen-Filter

Für Datumsfelder (z.B. Erstellungsdatum, Uploaddatum) gibt es einen frei wählbaren Zeitraum-Filter. Für die Dateigröße gibt es dagegen keinen frei eingebbaren Bereich, sondern nur feste Stufen in der Filterleiste - eine direkte Eingabe in Megabyte ist nicht möglich.

Gespeicherte Filter

Einen zusammengestellten Filter kannst du speichern, um ihn später erneut zu nutzen. Gespeicherte Filter sind nur für dich selbst sichtbar, nicht für andere Nutzer. Ein gespeicherter Filter ist außerdem die Grundlage für eine dynamische Kollektion.

Für Admins: Filterleiste anpassen

Unter Einstellungen, Mediaspace anpassen, Filter kannst du als Admin festlegen, welche Filter in der linken Filterleiste überhaupt angezeigt werden und in welcher Reihenfolge.

Hinweise zur Suchgenauigkeit

Die Suche toleriert gängige deutsche Umlaut-Schreibweisen (z.B. findet Oeffentlich auch Öffentlich). Die grammatikalische Suche (Wortstamm-Erkennung) gilt für die meisten Felder.

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Beachte: Bei Dateiname und Schlagwörtern gilt weiterhin eine reine Zeichenfolgensuche ohne Wortstamm-Erkennung. Außerdem werden Sonderzeichen wie der Doppelpunkt als Suchoperator interpretiert, nicht als normales Zeichen - eine Suche nach z.B. FRA:Flughafen kann sich daher anders verhalten als erwartet.